Handwerker transportieren Werkzeug, Berater führen Kundenbesuche durch, Fitnesstrainer pendeln zwischen verschiedenen Studios – die meisten selbstständigen Unternehmer benötigen aus betrieblichen Gründen einen PKW. Das bedeutet aber nicht, dass dieser automatisch ein Firmenwagen ist oder das eine Deklarierung dessen als solcher steuerlich Sinn macht. Wir klären heute, wann ein PKW ins Betriebs- und wann ins Privatvermögen gehört und welches die steuerlich günstigere Lösung für Sie ist.

Grundsätzlich gilt: Wird ein PKW überwiegend, also zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, gehört es zum „notwendigen“ Betriebsvermögen und der Privatanteil kann pauschal mit der 1 Prozent-Regelung oder einem Fahrtenbuch ermittelt werden. Machen berufliche Fahrten weniger als 10 Prozent der Gesamtkilometerleistung aus, wird das Auto dem notwendigen Privatvermögen zugeordnet. Beide Szenarien lassen keine Wahlmöglichkeiten zu. Der PKW ist entweder Wirtschaftsgut im Betriebs- oder Privatvermögen.

Wirklich interessant ist die Situation, wenn sich die betriebliche Nutzung im Bereich zwischen 10 und 50 Prozent aufhält, denn dann wird dem Unternehmer ein Wahlrecht eingeräumt. Er kann das Fahrzeug als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen behandeln, muss es aber nicht. In diesem Fall sollten Sie gut durchrechnen: nicht immer ist es die sinnvollste Lösung, wenn sich der PKW im Betriebsvermögen befindet.

Betriebliche und private Nutzung eines PKW

Damit stellt sich zunächst die Frage nach dem eigentlichen Nutzungsanteil. Welche Ihrer Fahrten sind betrieblich, welche wurden aus privaten Gründen durchgeführt? Wie können Sie dies jeweils nachweisen?

Geschäftsreisen, Kundentermine, Messe- und Seminarbesuche, Auslieferungen von Aufträgen oder Produkten, aber auch die Wege zwischen der eigenen Wohnung und dem Betrieb, sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer steuerlich anerkannten doppelten Haushaltsführung zählen zum Beispiel zu betrieblichen Fahrten. Bei manchen Berufsgruppen, wie zum Beispiel Taxiunternehmen, Landtierärzten oder Betrieben im Baugewerbe, setzt das Finanzamt die betriebliche Nutzung eines Fahrzeuges automatisch voraus. Ist der Fall weniger offensichtlich, sollten Sie die Gesamtfahrleistung Ihres Kraftwagens aufschlüsseln und mindestens über drei Monate hinweg gut dokumentieren.

Um den betrieblichen Nutzungsanteil Ihres PKW nachzuweisen, können Sie entweder ein formloses Fahrtenbuch führen und täglich notieren, aus welchem Anlass Sie das Fahrzeug bewegen, die zurückgelegte Strecke sowie den Beginn- und Endkilometerstand. Oder Sie sind in der Lage, die betriebliche Nutzung durch anderweitige Dokumente, wie zum Beispiel einen Terminkalender oder Reisekostenabrechnungen glaubhaft zu beweisen.

Steuerliche Regelungen für PKW im Betriebsvermögen

Um die Regelung für einen PKW im Betriebsvermögen verständlicher zu machen, nehmen wir uns ein Beispiel heran.

Beispiel 1: PKW im Privatvermögen
Nutzen Sie Ihr Auto nur sehr selten, also weniger als 10 Prozent betrieblich, gehört der PKW zwingend ins Privatvermögen. Betriebliche Fahrten können dennoch steuerlich abgesetzt werden, entweder mithilfe einer pauschalen oder individuellen Kilometerberechnung.

Beispiel 2: Gewillkürtes Betriebsvermögen
Stellen wir uns vor, Sie, als Einzelunternehmer, nutzen Ihr Fahrzeug zu 60 Prozent privat. In diesem Fall befindet sich der Firmenwagen im gewillkürten Betriebsvermögen. Grundsätzlich dürfen Sie zunächst alle Kosten für den Firmenwagen als Betriebsausgaben verbuchen. Die Umsatzsteuer in den Ausgaben für Ihr Fahrzeug, wie zum Beispiel für Reparaturen, Leasingraten oder generelle Betriebskosten können Sie sich als Vorsteuer erstatten lassen. Mautgebühren, Beiträge für die Versicherung und Steuern sind nicht vorsteuerabzugsfähig.

Bei der Durchführung des Jahresabschlusses wird dann der Privatanteil abgezogen. Solange Sie den individuellen Kilometersatz zur Berechnung zugrundelegen (bei gewillkürtem Betriebsvermögen zwingend), macht es für die Besteuerung Ihrer Privatfahrten keinen Unterschied, ob Ihr Auto zum Privat- oder Betriebsvermögen gehört.

In unserem Beispiel würden 60 Prozent als Privatentnahme gebucht werden müssen, auch von der Umsatzsteuer (wenn Sie Selbstständiger oder Freiberufler sind). So wird der Vorteil des Vorsteuerabzugs zum Beispiel beim Kauf eines Fahrzeuges durch die Versteuerung des Eigenverbrauchs ganz schnell wieder geschmälert, wenn nicht gar vollständig aufgebraucht. Gleiches gilt, wenn der Firmenwagen weiterverkauft werden soll.

Beispiel 3: Notweniges Betriebsvermögen
In einem dritten Beispiel wird der PKW im Betriebsvermögen lediglich zu 10 Prozent privat genutzt und gehört demnach zum notwendigen Betriebsvermögen. Sämtliche Ausgaben können wie in Beispiel 2 in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt und Privatfahrten gegengerechnet werden. Auch hier haben Sie wieder die Wahl zwischen der pauschalen oder der individuellen Berechnung.

PKW im Betriebsvermögen: Pro und Contra

Demzufolge will die Entscheidung einen Firmenwagen anzuschaffen gut überlegt sein. Neben dem Aufwand für das Führen von Fahrtenbüchern kann sich ein PKW im Betriebsvermögen abhängig von Ihrer individuellen Situation steuerlich nachteilig auswirken und für Sie ziemlich teuer werden.

Zudem ist es relativ schwierig, ein Fahrzeug vom Betriebs- ins Privatvermögen zu überführen, wenn es zuvor Teil des Betriebsvermögens war und vom Finanzamt anerkannt wurde. In diesem Fall muss der Zeitwert des PKW angesetzt und die Differenz zum Buchwert versteuert werden. Soll das Auto verkauft werden, muss wiederum die Differenz zwischen Buchwert und Verkaufserlös steuerlich berücksichtigt werden. Je wertbeständiger ein Auto ist, desto höher ist sein Restwert und umso höher die Möglichkeit, dass ein Entnahme-/Veräußerungsgewinn berücksichtigt werden muss.

Was spricht in der Praxis nun konkret dafür, einen PKW im Betriebsvermögen zu lassen?

Pro:

  • Vorsteuererstattung beim Kauf des Firmenwagens
  • Vorsteuerabzug der laufenden, vorsteuerabzugsfähige Kosten
  • Alle Ausgaben (inklusive Abschreibung) sind steuerlich berücksichtigungsfähig

Contra:

  • Privatnutzung unterliegt der Umsatzsteuer
  • Aufwendige Führung von Aufzeichnungen durch die Vielzahl an Nachweis- und Aufzeichnungspflichten
  • Verkaufsvorgang des Firmenwagens unterliegt der Umsatzsteuer
  • PKW wird im Anlagenverzeichnis aufgenommen und spätere Rückführung ins Privatvermögen ist mit Kosten verbunden

Natürlich ist diese Aufstellung sehr pauschal und Ihre persönliche, betriebliche Situation kann hiervon abweichen.

Welche Lösung ist für Sie die günstigste?

Um herauszufinden, welche Lösung für Sie steuerlich am günstigsten ist, sollte die Situation gut durchgerechnet werden. Parameter, wie der Kaufpreis des PKW, der Bruttolistenpreis, die geplante Nutzungsdauer, die Entfernungskilometer zur Arbeitsstätte und die Fahrzeugkosten spielen hierbei eine große Rolle. Gerade, wenn Sie mit dem Gedanken spielen sich einen Gebrauchtwagen anzuschaffen, um diesen zwischen 10 und 50 Prozent betrieblich zu nutzen, ist schon vor dem Kauf der Gang zum Steuerberater empfehlenswert. Sprechen Sie uns gern an, wenn wir Ihnen hier behilflich sein können.